Automatyzacja codziennych zadań w firmie
Mniej ręcznej pracy. Uporządkowane dane. Połączone systemy.
Automatyzujemy powtarzalne zadania i łączymy narzędzia, z których Twoja firma już korzysta.
Praktyczne scenariusze
Historie klientów i przykłady wdrożeń
Te przykłady pokazują, jak można uporządkować codzienne zadania. Reguły, obsługiwane formaty i zakres uzgadniamy po poznaniu Twojego procesu.
Lokalne przetwarzanie PDF → Excel
Odczyt danych z dokumentów PDF
Dane wejściowe: Cyfrowe lub zeskanowane pliki PDF. Pola do odczytu i kolumny Excela określasz w profilach dokumentów, które możesz samodzielnie tworzyć i zmieniać.
Automatyzacja: Profile odczytu tworzysz samodzielnie lub z naszą pomocą. Program automatycznie odczytuje tekst z PDF, a gdy nie jest to możliwe, korzysta z OCR. Jeśli dane często trafiają do niewłaściwych kolumn, lokalny model AI pomaga przypisać je do pól: adresat, ulica, kod pocztowy i miasto.
Wynik: Uporządkowane dane w Excelu. Odczyt dokumentów, OCR i opcjonalna analiza AI odbywają się wewnątrz Twojego środowiska.
Przykład dla 100 rekordów adresowych
Ręczne wprowadzanieok. 60 min
Gotowe pliki PDFok. 3 min
Ze skanowaniemok. 6 min
Około 57 min oszczędności przy PDF (95%) lub 54 min ze skanowaniem (90%).
Przygotowany profil i jeden adres na dokument. Skanowanie obejmuje przetwarzanie i rutynowe czynności końcowe. Przy wyszukiwaniu danych w treści i ich przepisywaniu oszczędności mogą być jeszcze większe. Rzeczywiste czasy zależą od dokumentów i wymaganej kontroli.
SFTP lub folder → Wyniki, log procesu i e-mail
Od ręcznej obsługi plików do uporządkowanego procesu
Wcześniej: Pracownicy ręcznie pobierają pliki, rozpakowują paczki, zmieniają nazwy dokumentów i przenoszą je do folderów. Zachowanie właściwej kolejności wymaga czasu, a nowi pracownicy potrzebują przeszkolenia, aby unikać błędów.
Nasze rozwiązanie pobiera pliki z SFTP lub lokalnego folderu, sprawdza je i przetwarza według uzgodnionych reguł. Następnie nadaje im spójne nazwy i porządkuje wyniki. Program zapisuje każdy krok w logu i wysyła wskazanym osobom czytelne podsumowanie e-mailem.
Efekt: Mniej rutynowej pracy, mniej zagubionych plików i łatwiejsze przekazywanie zadań między pracownikami. Zespół widzi, co pobrano, jak zostało przetworzone i co wymaga uwagi.
Powtarzalność wpisana w rozwiązanie. Proces działa według ustalonych reguł, bez interpretacji AI. Dzięki temu kolejne wykonania są spójne i możliwe do prześledzenia.
Niestandardowe faktury → Księgowość → KSeF
Od nietypowego eksportu faktur do procesu gotowego na KSeF
Wcześniej: Firma korzystała z dedykowanego systemu fakturowania bez połączenia z KSeF. Jego niestandardowego eksportu tekstowego nie dało się zaimportować do programu księgowego.
Nasze rozwiązanie: Przekształciliśmy eksport w pliki XLSX obsługiwane przez program księgowy, który przejmował wysyłkę do KSeF. Następnie zautomatyzowaliśmy wymianę danych przez API.
Efekt: Pierwsze działające rozwiązanie dostarczyliśmy następnego dnia po zleceniu. Klient zachował dotychczasowy system i uniknął budowy oraz utrzymania własnej bezpośredniej integracji z KSeF.
Powtarzalne e-maile i arkusz → Raport Excel
Od raportów w Outlooku do jednego czytelnego zestawienia
Wcześniej: Pracownik wyszukiwał wiadomości z danego okresu, kopiował wartości do Excela, dodawał dane z kolejnego arkusza i tworzył podsumowania oraz wykresy.
Nasze rozwiązanie odczytuje uzgodnione wiadomości raportowe, przetwarza je według stałych reguł i dołącza dane porównawcze z ustalonego arkusza. Dla takich cyklicznych danych zalecamy algorytmy zamiast rozwiązań opartych na generatywnej AI, która nie gwarantuje identycznych wyników przy kolejnych uruchomieniach.
Efekt: Pracownik wybiera okres i reguły, uruchamia proces i sprawdza jeden połączony raport Excel. Nie musi już ręcznie składać go z wielu źródeł.
Każdy scenariusz można dopasować do Twojej pracy. Wyniki i reguły kontroli zależą od dokumentów oraz używanych systemów.
Od zadania do działającego procesu
Jasna droga od pomysłu do wdrożenia
01
Poznajemy proces
Analizujemy reprezentatywne dane, oczekiwany wynik oraz reguły i wyjątki, które rozwiązanie powinno obsługiwać.
02
Budujemy i testujemy
Sprawdzamy uzgodniony proces na przykładowych danych. Wyniki kontroli i wyjątki pozostają widoczne do weryfikacji.
03
Wdrażamy i dokumentujemy
Uruchamiamy automatyzację w zatwierdzonym środowisku, przekazujemy instrukcję i wyjaśniamy obsługę.
04
Utrzymujemy i rozwijamy
Zmiany formatów wejściowych lub reguł biznesowych można obsługiwać w ramach uzgodnionego utrzymania lub rozwoju.
Zakres i wycena
Projekt automatyzacji zaczyna się od Twojego procesu.
Zakres i wycena zależą od formatów danych, reguł kontroli, integracji i częstotliwości uruchamiania. Propozycja określa dostarczane elementy, kryteria odbioru, wdrożenie i ewentualne dalsze wsparcie.
Co pomoże nam zrozumieć zadanie
- Reprezentatywna próbka danych z usuniętymi informacjami poufnymi.
- Przykład wyniku, który chcesz otrzymać.
- Czynności ręczne, częstotliwość i typowa liczba dokumentów lub rekordów.
- Używane systemy i wyjątki wymagające sprawdzenia.
Którego zadania nie chcesz już powtarzać ręcznie?
Opisz dane wejściowe, czynności do wykonania i potrzebny wynik. Pomożemy ustalić praktyczny punkt wyjścia.