ITPro Address Capture · lokalnie z PDF do Excela
Automatyczny odczyt adresów i innych danych z dokumentów.
Odczytuj adresy i inne pola z PDF do Excela. Twórz profile dokumentów i sprawdzaj wyniki ze źródłem.
Twórz i zmieniaj własne profile. Nasza pomoc w konfiguracji i testach jest opcjonalna.
W Twoim środowisku
Granica lokalnego przetwarzania
- 01Twoje dokumenty PDFDokumenty cyfrowe lub skany zapisane jako PDF.
- 02Lokalny odczyt tekstu i OCRProgram sam wybiera metodę odczytu.
- 03Opcjonalna lokalna analiza AIPropozycje pól adresowych sprawdzane przez zespół.
- 04Twój arkusz ExcelPrzygotowany i zapisany w Twoim środowisku.
Przetwarzanie dokumentów pozostaje wewnątrz tej granicy.
Co zmienia się dla zespołu
Z PDF do Excela z profilami pod Twoją kontrolą.
Profile pod kontrolą zespołu
Twórz i zmieniaj profile dokumentów we wbudowanym edytorze wizualnym. Zaznacz obszary do odczytu, zdefiniuj pola i korzystaj z zapisanych profili przy kolejnych partiach. Nasza pomoc w konfiguracji i testach jest opcjonalna.
Dane dokumentów zostają u Ciebie
Odczyt PDF, OCR i opcjonalne sprawdzanie adresów z pomocą AI odbywają się lokalnie. Nie trzeba przesyłać dokumentów i odczytanych informacji do konwertera online ani usługi AI w chmurze.
Mniej przepisywania, łatwiejsza kontrola
Przy eksporcie zawierającym obrazy adresów arkusz Excel łączy odczytane pola z wycinkami zeskanowanych obszarów. Porównuj wartości ze źródłem i poprawiaj je bezpośrednio w Excelu, bez ciągłego otwierania plików PDF.
Przykładowe porównanie czasu
100 adresów. Znacznie mniej ręcznej pracy.
Porównaj około godziny ręcznego wprowadzania z cyklicznym przetwarzaniem przy użyciu gotowego profilu. Przykład zakłada 100 dokumentów i po jednym adresie w każdym.
Ręczne wprowadzanie
ok. 60 min
Punkt odniesienia: jedna osoba wprowadza około 100 adresów na godzinę.
Gotowe pliki PDF
ok. 3 min
Około 57 minut oszczędności na 100 adresów, czyli około 95% mniej czasu.
Skanowanie i przetwarzanie
ok. 6 min
Obejmuje fizyczne skanowanie, przetwarzanie w programie i rutynowe czynności końcowe. Około 54 minut oszczędności, czyli około 90% mniej czasu.
Jeszcze większy potencjał, gdy dane trzeba wyszukiwać w treści. Znalezienie każdego potrzebnego pola, a następnie przepisanie go dokłada pracy. Przygotowany profil wielokrotnie odczytuje wskazane obszary, ograniczając zarówno wyszukiwanie, jak i kopiowanie.
Orientacyjne czasy dla powtarzalnej pracy z przygotowanym profilem. Rzeczywisty wynik zależy od jakości dokumentów, obsługi skanowania i potrzebnych kontroli lub poprawek. Dodatkowe pola i bardziej złożone układy wymagają oceny na reprezentatywnych dokumentach.
Proces biznesowy · przetwarzanie pozostaje lokalne
Z PDF do Excela wewnątrz Twojego środowiska
Twórz profile dla swoich dokumentów i używaj ich ponownie albo poproś nas o pomoc. Program sam wybiera odczyt tekstu lub OCR. Opcjonalna lokalna AI wspomaga kontrolę adresów. Zespół zachowuje kontrolę nad wynikiem.
01
Wybierz PDF
Otwórz w swoim środowisku cyfrowy, zeskanowany lub mieszany PDF. Jeden plik może zawierać wiele listów, adresatów lub zestawów dokumentów.
02
Utwórz lub wybierz profil
Zaznacz obszary do odczytu, wybierz pola i zapisz profil danego układu. Przy następnej partii użyj go ponownie. Skonfiguruj samodzielnie lub skorzystaj z naszej pomocy.
03
Automatyczny odczyt tekstu lub OCR
Program najpierw sprawdza, czy w wybranych obszarach PDF jest użyteczny tekst. Gdy go brakuje lub nie można go odczytać, przechodzi na lokalny OCR.
04
Sprawdź pola adresowe
Reguły adresowe przygotowują początkowy podział na pola. Dla wybranych niepewnych wyników opcjonalna lokalna AI może zaproponować czytelniejszą strukturę. Przed eksportem zespół zachowuje, zatwierdza lub poprawia wynik.
05
Sprawdź i wykorzystaj arkusz Excel
Utwórz lokalnie plik XLSX z kolumnami zdefiniowanymi w profilu. Jeżeli eksport zawiera obrazy adresów, porównuj źródło z odczytanymi danymi i poprawiaj wartości bezpośrednio w Excelu. Zespół sprawdza wynik i kontroluje dalsze udostępnianie.
Przygotuj i przetestuj profil raz, a następnie korzystaj z niego przy powtarzalnych dokumentach. W razie potrzeby pomożemy w konfiguracji. Treść PDF, odczytane pola i informacje używane przez opcjonalną lokalną AI pozostają podczas przetwarzania w Twoim środowisku.
Co konkretnie robi lokalna AI
Odczytanie słów to dopiero połowa zadania.
Nazwa adresata może zajmować dwa wiersze. Po niej pojawia się ulica i numer bez przedrostka „ul.” lub „al.”. Przepisanie każdego wiersza do kolejnej kolumny może umieścić część nazwy w polu ulicy, nawet gdy wszystkie słowa zostały odczytane poprawnie.
Trudność polega na rozpoznaniu znaczenia poszczególnych fragmentów. Cyfry w nazwie, brakujące znaki lub połączone przy odczycie wiersze mogą zacierać granicę między adresatem a adresem. Program zaczyna od reguł adresowych. Opcjonalna lokalna AI pomaga zinterpretować wybrane niepewne wyniki w ich kontekście.
Tekst odczytany z dokumentu
Ośrodek Przykładowy
Sekcja Dokumentacji
Kwiatowa 12/4
00-123 Warszawa
Pierwsze dwa wiersze tworzą jedną nazwę adresata. Ostatni zawiera dwa pola: kod pocztowy i miasto. Trzeba więc łączyć i rozdzielać informacje, a nie tylko kopiować wiersze do kolumn.
Struktura pól do sprawdzenia
AdresatOśrodek Przykładowy Sekcja Dokumentacji
Ulica i numer budynku lub lokaluKwiatowa 12/4
Kod pocztowy00-123
MiastoWarszawa
Fikcyjny polski adres pokazujący oczekiwany podział na pola. Wiele takich układów obsługują same reguły adresowe. Lokalna AI pomaga w wybranych niepewnych przypadkach.
Najpierw reguły. Lokalna pomoc w niepewnych przypadkach.
Nie każdy rekord trafia do AI. Gdy lokalna analiza jest włączona, program wybiera wyniki według skonfigurowanych kontroli i pyta operatora o jej uruchomienie. Model otrzymuje odczytany tekst adresu, początkowe pola i powody kontroli. Nie otrzymuje całego PDF.
01
Odczyt bloku adresowego
Odczyt tekstu ze wskazanego obszaru PDF lub lokalny OCR, gdy jest potrzebny.
02
Zastosowanie reguł adresowych
Przypisanie wierszy do adresata, ulicy z numerem, kodu pocztowego i miasta.
03
Wybór niepewnych wyników
Skonfigurowane kontrole wskazują na przykład niejasną ulicę lub niską pewność odczytu.
04
Pytanie do lokalnej AI, jeśli jest włączona
Operator może uruchomić lokalną analizę odczytanego bloku i początkowych pól.
05
Kontrola, a następnie eksport
Zachowanie początkowego wyniku, zastosowanie propozycji lub poprawienie pól przed utworzeniem Excela.
Lokalna AI proponuje. Twój zespół decyduje. Model może wskazać, które odczytane słowa należą do adresata, ulicy z numerem budynku lub lokalu, kodu i miasta. Zespół porównuje odczytany tekst, początkowe pola i propozycję. Następnie zachowuje, zatwierdza lub poprawia wynik.
Kontrola jest konfigurowalna. Program nie wymusza osobnego kliknięcia zatwierdzenia dla każdego rekordu. Propozycje nie są weryfikacją w rejestrze adresowym i przed użyciem wymagają odpowiedniego sprawdzenia ze źródłem.
Analiza adresu pozostaje na Twoim komputerze. Lokalny model nie wymaga wysyłania tekstu adresu do usługi AI w chmurze.
Jakie dane można pobrać
Odczytuj pola tekstowe potrzebne w Twoim procesie.
Wybierasz dane przez zaznaczenie obszarów do odczytu na PDF. We wbudowanym edytorze określasz je jako pola, wybierasz reguły odczytu i kolumny Excela, a następnie zapisujesz własny profil do ponownego użycia. Poniższe przykłady są punktem wyjścia. O potrzebnych polach decydują Twoje dokumenty.
Adresaci i adresy
Nazwy, ulica i numer budynku lub lokalu, kod pocztowy i miasto z wybranych obszarów adresowych.
Dane firmowe i NIP
Nazwy firm, NIP i inne identyfikatory obecne w zaznaczonych obszarach dokumentów.
Numery dokumentów i spraw
Numery dokumentów, identyfikatory spraw, zamówień i inne oznaczenia używane przez zespół do rozpoznawania rekordów.
Daty
Data wystawienia, termin lub inna data znajdująca się w obszarze skonfigurowanym dla danego pola.
Kwoty i wartości
Kwoty, liczby sztuk i inne wartości zapisane tekstem we wskazanych częściach powtarzalnego układu dokumentu.
Własne pola tekstowe
Inne informacje tekstowe potrzebne w Twoim procesie. Wybierasz obszary, nazwy pól i odpowiadające im kolumny Excela.
Sprawdź zaznaczone obszary na reprezentatywnych dokumentach, aby ocenić niezawodność odczytu. Możesz też określić grupowanie zbiorczego PDF w rekordy według liczby stron lub znaczników dokumentu. W razie potrzeby pomożemy skonfigurować i przetestować profile.
Stworzony do przetwarzania adresów, także do ich końcowej kontroli
Obraz adresu i odczytane dane. Razem w Excelu.
Gdy wybrany tryb eksportu udostępnia obrazy adresów, arkusz Excel zawiera wycinki zeskanowanych obszarów obok odczytanych pól. Zespół porównuje wynik ze źródłem i poprawia nazwy, ulice czy kody bezpośrednio w arkuszu. Bez szukania właściwego listu i przełączania się z powrotem do PDF.
Zaprojektowany właśnie do tego zadania. ITPro Address Capture robi więcej niż samo rozpoznawanie tekstu. Zamienia dokumenty adresowe w uporządkowaną, edytowalną listę z obrazem źródła potrzebnym do praktycznej kontroli jakości. To mniej przełączania plików, czytelniejsza weryfikacja i większa kontrola nad danymi przed ich użyciem.
Od zaznaczonych obszarów do uporządkowanych danych
Widzisz dane i źródło. Poprawiasz wynik w Excelu.
Porównaj obraz adresu po lewej z odczytanymi polami po prawej. Jeśli znak został błędnie rozpoznany, popraw wartość bezpośrednio w Excelu. Źródło pozostaje obok danych przez całą kontrolę.
Przykład na fikcyjnych danych pokazuje kolumny D–H arkusza „Adresy” w ich rzeczywistej kolejności. Zachowano oryginalne nagłówki eksportu i dodano wyjaśnienia. Pozostałe kolumny pominięto, aby skupić się na kontroli adresu.
Na małym ekranie każda karta zawiera jeden rekord. Najpierw widać obraz źródłowy, a następnie odczytane pola.
| RawOCR (crop)Obraz adresu i surowy tekst | AdresatAdresat | Ulica / nrUlica i numer | KodKod pocztowy | MiastoMiasto |
|---|---|---|---|---|
 | DEMO COMPANY ALPHA | Example Street I2/4Porównaj z obrazem | 00-000 | Demo City |
 | DEMO COMPANY BETA | Sample Avenue 8 | 00-000 | Demo Town |
Jeden znak. Szybka poprawka.
Na obrazie adresu widać „12/4”. Początkowo odczytany tekst zawiera „I2/4”. W Excelu zastąp literę I cyfrą 1 w kolumnie F „Ulica / nr”.
Przycisk ilustruje ręczną edycję wyeksportowanego arkusza. Nie uruchamia ponownie weryfikacji adresu i nie zmienia oryginalnego tekstu OCR.
- 1. PorównajOdczytaj obraz adresu widoczny obok pól.
- 2. Popraw w ExceluEdytuj błędnie odczytaną wartość w arkuszu.
- 3. Wykorzystaj sprawdzone danePracuj dalej z poprawioną listą adresową.
Pokazano eksport z dostępnym osadzonym obrazem adresu. Inne kolumny zawierają informacje o rekordzie, stronie, profilu i kontroli. Profil dokumentu może dodawać pola, na przykład NIP. NIP nie jest kolumną standardową.
Gdzie program może pomóc
Praktyczne zastosowania w powtarzalnej pracy z dokumentami.
Korespondencja i listy wysyłkowe
Zbuduj listę adresatów z powtarzalnych listów w zbiorczym PDF. Sprawdź nazwy i adresy pocztowe przed wykorzystaniem listy do korespondencji.
Rejestry spraw i dokumentów
Zbieraj wybrane numery, daty i pola tekstowe z powtarzalnych układów dokumentów. Twórz spójny rejestr bez przepisywania tych samych informacji.
Powtarzalne układy zamówień i faktur
Odczytuj wybrane pola nagłówkowe ze znanego układu. Pełne odtworzenie pozycji dokumentu lub automatyczne księgowanie wymaga osobnej oceny procesu.
Dopasowanie i oczekiwania
Zaplanuj wynik przed rozpoczęciem.
Najlepszym punktem wyjścia jest powtarzalny układ dokumentu i jasno określony wynik. Nie zakładamy automatycznej obsługi pisma ręcznego, dowolnych tabel i każdego możliwego formatu PDF.
Dla każdego procesu dokumentowego ustal:
- Reprezentatywne pliki PDF, również trudniejsze przykłady.
- Potrzebne pola i sposób łączenia stron w rekord.
- Wymagany układ arkusza i zasady kontroli.
- Liczbę dokumentów, częstotliwość i dalsze systemy.
Lokalne przetwarzanie i kontrola danych
Przetwarzaj dokumenty we własnym środowisku.
Treść dokumentów, odczytane pola i informacje do opcjonalnej analizy adresów przez AI są przetwarzane lokalnie. Ogranicza to potrzebę narażania poufnych dokumentów przez przesyłanie ich do zewnętrznych konwerterów online i usług AI w chmurze.
Opcjonalny lokalny asystent AI pomaga interpretować niepewny tekst adresu, na przykład zawiniętą nazwę adresata lub niejasną granicę między nazwą a ulicą. Proponuje przypisanie do pól. Zespół porównuje je z odczytanym tekstem, zachowuje początkowy wynik lub wprowadza poprawki.
Licencjonowanie i aktualizacje korzystają z osobnego połączenia sieciowego. Treść PDF i odczytane pola nie są wysyłane do usługi licencyjnej. Opcjonalne raportowanie, udostępnianie na potrzeby wsparcia i dalsze integracje konfigurujemy oddzielnie, po uzgodnieniu z Tobą.
Skonfiguruj samodzielnie lub poproś nas o pomoc. Twój zespół może tworzyć, testować i aktualizować własne profile dokumentów. Opcjonalnie pomagamy w pierwszej konfiguracji, testach i szkoleniu. Możemy też ustalić dodatkowe integracje dopasowane do procesu firmy.
Środowisko i licencja
Środowisko: Windows 10/11, 64-bit (x64). Licencjonowanie opiera się na rzeczywistym użyciu. Warunki handlowe oraz szczegóły instalacji i wymagania sprzętowe — na zapytanie.
Treść dokumentów i odczytane dane są przetwarzane lokalnie. Aktywacja i przekazywanie metadanych użycia wymagają połączenia z usługą licencyjną.
Najczęstsze pytania
Pytania o ITPro Address Capture
Czy możemy samodzielnie tworzyć i zmieniać profile dokumentów?
Tak. Wbudowany edytor wizualny i kreator pozwalają zaznaczyć obszary odczytu, zdefiniować pola, grupowanie stron i układ Excela. Zapisuj profile do ponownego użycia, dodawaj nowe układy i zmieniaj istniejące, gdy zmieniają się wymagania.
Czy ITProSupport może pomóc w konfiguracji?
Tak, jeśli potrzebujesz wsparcia. Możemy przygotować i przetestować profile dokumentów, pomóc zespołowi rozpocząć pracę i ocenić dodatkowe integracje. Ta pomoc jest opcjonalna. Możesz również samodzielnie konfigurować i utrzymywać profile.
Czy program automatycznie wybiera między tekstem PDF a OCR?
Tak, w trybie Auto. Najpierw sprawdza, czy wybrane obszary PDF zawierają użyteczny tekst. Gdy tekstu brakuje lub jest nieczytelny, odczytuje te obszary lokalnym OCR. Różne obszary mieszanego PDF mogą korzystać z różnych metod.
Co konkretnie robi lokalna AI z adresem?
Reguły adresowe tworzą początkowe pola. Dla wybranych niepewnych wyników opcjonalna lokalna AI korzysta z odczytanego tekstu adresu, tych pól i powodów kontroli. Proponuje przypisanie słów do adresata, ulicy z numerem budynku lub lokalu, kodu i miasta. Pomaga to przy zawiniętych nazwach, niejasnych granicach wierszy i ulicach bez przedrostków.
Zespół może zachować początkowy podział, zastosować propozycję lub poprawić pola przed eksportem. Osobne zatwierdzanie każdego rekordu nie jest wymagane. Analiza pozostaje lokalna. Nie jest sprawdzeniem w rejestrze adresowym ani gwarancją poprawności.
Czy program odczytuje skany dokumentów?
Tak, gdy skan jest dostarczony jako PDF. OCR odczytuje wybrane obszary lokalnie. Jakość skanu i układ dokumentu trzeba sprawdzić na reprezentatywnych próbkach. Samodzielne pliki obrazów należy najpierw przekonwertować do PDF.
Czy każdy dokument zadziała bez konfiguracji?
Powtarzalne układy korzystają z zapisanych profili. Zespół może tworzyć i testować je na reprezentatywnych PDF, z naszą opcjonalną pomocą. Nowy układ, grupowanie stron lub reguła biznesowa mogą wymagać nowego albo zmienionego profilu i kolejnego testu.
Czy wynik może trafić do CSV, CRM lub księgowości?
Podstawowym wynikiem jest arkusz Excel XLSX. Można z niego przygotować kopię CSV. Połączenie wyniku z innymi systemami jest osobno ustalaną usługą.
Czy cały folder może przetwarzać się automatycznie?
Aplikacja przetwarza jeden PDF w danym uruchomieniu. Plik może zawierać wiele rekordów dokumentów. Monitorowanie folderu, pobieranie z poczty i cykliczna obsługa wielu plików wymagają dodatkowej konfiguracji procesu.
Czy każda wartość będzie automatycznie poprawna?
Wynik rozpoznawania tekstu wymaga odpowiedniej kontroli. Wpływają na niego jakość skanu, czcionki i układ. Zespół ustala pola do sprawdzenia i testuje każdy profil na przykładowych dokumentach. W razie potrzeby możemy pomóc.
Poznaj ITPro Address Capture na własnych dokumentach.
Dostarczamy konfigurowalne narzędzie, które przetwarza dokumenty w Twoim środowisku. Twórz własne profile dla potrzebnych dokumentów i pól. Jeśli wolisz wsparcie, pomożemy w konfiguracji, testach i rozpoczęciu pracy zespołu.