Historia klienta · fakturowanie i automatyzacja
Praktyczna droga do KSeF bez wymiany systemu fakturowania.
Dedykowany system fakturowania, nietypowy eksport tekstowy i potrzeba przekazania faktur do procesu obsługującego KSeF. Połączyliśmy istniejące narzędzia, dostarczyliśmy dane gotowe do importu, a następnie zautomatyzowaliśmy ich wymianę.
W tym projekcie
Następnego dnia
Pierwsza działająca konwersja
Pierwsze rozwiązanie TXT do XLSX dostarczyliśmy dzień po zleceniu. Klient zyskał działającą ścieżkę przez swój program księgowy.
W kolejnym etapie zautomatyzowaliśmy wymianę danych przez API.
Punkt wyjścia
Systemy już były. Brakowało połączenia między nimi.
Problem biznesowy
Klient korzystał z dedykowanego programu fakturowania nieprzygotowanego do KSeF. Eksportował dane w niestandardowym pliku tekstowym, którego program księgowy nie potrafił zaimportować.
Praktyczny cel
Zachować znany proces fakturowania i zapewnić poprawne przekazywanie faktur do programu księgowego, wykorzystując jego istniejącą obsługę KSeF.
Proces biznesowy · pierwszy etap
Od nietypowego eksportu do istniejącego procesu księgowego.
Pierwszy krok rozwiązał problem niezgodnych formatów. Każdy etap miał jasną rolę biznesową, a za połączenie z KSeF nadal odpowiadał program księgowy.
01
Dotychczasowy system fakturowania
Klient zachowuje program używany na co dzień i generuje dotychczasowy, niestandardowy eksport tekstowy.
02
![TXT [HDR] [ITEM] [SUM] → XLSX](https://itprosupport.eu/wp-content/uploads/2026/10/itp-ksef-02-txt-to-xlsx.png)
Dane gotowe do importu
Mapujemy i porządkujemy wyeksportowane informacje do układu XLSX przyjmowanego przez program księgowy.
03
Proces księgowy
Przygotowane faktury trafiają do programu księgowego przez jego funkcję importu. Ten system obsługuje połączenie z KSeF.
04
Wysyłka do KSeF
Faktury są przesyłane w ramach procesu księgowego, z wykorzystaniem istniejącej obsługi KSeF.
Schemat TXT jest poglądowy i zawiera fikcyjne rekordy. Pokazuje bloki ze znacznikami i pola oddzielone separatorem „|”, przekształcane do układu XLSX wymaganego przez program księgowy.
Kolejny etap: automatyzacja przekazywania danych. Po okresie przejściowym dodaliśmy potrzebną obsługę API w programie klienta. Wymiana danych między istniejącymi systemami mogła odbywać się automatycznie, ograniczając rutynową obsługę plików.
Wdrożenie etapami
Najpierw usuń przeszkodę. Potem ogranicz rutynową pracę.
01 · Działająca ścieżka
Wykorzystanie dotychczasowego eksportu
Poznaliśmy strukturę danych i przypisaliśmy informacje z faktur do wymaganego układu XLSX. Dostarczyliśmy konwersję umożliwiającą import do księgowości. Pierwsza wersja działała następnego dnia.
02 · Dalsza automatyzacja
Połączenie systemów przez API
Po uruchomieniu procesu przejściowego rozszerzyliśmy program klienta o potrzebną obsługę API. Firma mogła przejść od przygotowywania plików do automatycznej wymiany danych.
Korzyści biznesowe
Zachowaj to, co działa. Połącz brakujące elementy.
Zachowanie znanego systemu
Klient nadal korzystał z dotychczasowego programu fakturowania. Nie musiał go wymieniać, aby odblokować ten proces.
Bez osobnej bezpośredniej integracji
Połączenie z KSeF obsługiwał program księgowy. Ograniczyło to potrzebę budowy, testowania i utrzymania osobnego bezpośredniego konektora KSeF.
Mniej ręcznego przygotowania
Spójne mapowanie pól zastąpiło ręczne przerabianie nietypowego eksportu. Późniejszy etap z API ograniczył cykliczne przenoszenie plików między systemami.
Rozwój w możliwych do opanowania etapach
Działająca konwersja najpierw rozwiązała pilny problem. Dalszą automatyzację dodaliśmy po ustabilizowaniu procesu przejściowego.
Kiedy to podejście pomaga
Pomost między narzędziami, których już używasz.
Taki projekt może być praktycznym początkiem, gdy istniejący system nadal służy firmie, lecz jego dane nie mogą trafić do kolejnego etapu w wymaganej postaci.
- Dedykowany system generuje nietypowy format eksportu.
- Kolejny system przyjmuje określony układ arkusza lub udostępnia API.
- Pracownicy wciąż kopiują, przerabiają lub przenoszą te same dane.
- Firma potrzebuje pierwszego działającego rozwiązania z możliwością dalszej automatyzacji.
Przed uzgodnieniem wdrożenia sprawdzamy dane źródłowe, wymagania systemu docelowego, dostępne interfejsy i potrzebne kontrole. To samo podejście można dostosować do innych wymian danych biznesowych.
Najczęstsze pytania
Czego oczekiwać od podobnego projektu
Czy klient musiał wymienić system fakturowania?
Nie. W tym projekcie dotychczasowy system pozostał w użyciu. Połączyliśmy jego dane z procesem obsługiwanym przez program księgowy.
Który system wysyłał faktury do KSeF?
Połączenie z KSeF zapewniał program księgowy. Nasza praca obejmowała przygotowanie danych faktur do tego procesu, a później automatyzację wymiany między istniejącymi systemami.
Czy integrację plikową można zautomatyzować później?
Tak. Ten projekt rozpoczął się od importu XLSX, a następnie przeszedł do automatycznej wymiany przez API. Możliwości kolejnego projektu zależą od interfejsów dostępnych w używanych systemach.
Czy inny projekt również dostarczycie następnego dnia?
Pierwszą działającą konwersję w tym przypadku dostarczyliśmy dzień po zleceniu. Dla nowego procesu najpierw sprawdzamy reprezentatywny eksport, wymagany import i kryteria odbioru. Dopiero wtedy uzgadniamy zakres i termin.
Co przeszkadza Twoim systemom we współpracy?
Pokaż zanonimizowany eksport i wyjaśnij, dokąd mają trafić dane. Pomożemy określić praktyczne połączenie, pierwszy użyteczny etap i możliwości dalszej automatyzacji.